Ongetwijfeld dat je de kreet kent: de proforma factuur. Dit is een onofficiële, voorlopige factuur die je als verkopende partij aanbied aan je (internationale) klant. De Proforma factuur bevat informatie over de producten of diensten die je gaat leveren. Meestal wordt de proforma factuur verzonden nadat je klant een offerte heeft geaccepteerd, maar voordat je daadwerkelijk gaat leveren.
Vaak gaat het dus om internationale klanten buiten de EU. Uw internationale klant heeft een dergelijk document nodig voor o.a. import vergunningen e.d. In deze blog geven we meer uitleg over de proforma factuur.
proforma?
Pro forma is Latijns en betekent ‘voor de vorm’. Tegenwoordig is de schrijfwijze ‘proforma factuur’ helemaal ingeburgerd. Een proforma factuur wordt ook wel een proforma invoice genoemd. Buiten de EU is de Proforma invoice namelijk een veel gebruikt begrip.
Wanneer gebruik je een proforma factuur?
Er zijn meerdere situaties waarin je een proforma factuur gebruikt. De meest voorkomende situatie is dus bij import en export. Wanneer jouw klant zich in het buitenland bevindt en jouw producten wil importeren, moet hij vaak voldoen aan allerlei douaneformaliteiten. Denk bijvoorbeeld aan benodigde vergunningen of inklaringsdocumenten. Om deze aan te kunnen vragen, moet je klant kunnen aantonen wat hij precies wil importeren en wat de waarde is van de producten. Een proforma factuur biedt dan uitkomst.
De proforma factuur wordt ook intern bij uw internationale klant gebruikt. Vooruitbetalingen, percentages e.d. kunnen refereren aan het totaal wat op de Proforma invoice staat. Nogmaals in landen buiten de EU is de Proforma gebruikelijker dan bij ons en heeft de Proforma daar ook meer ‘gewicht’ dan bij ons.
Wat is het verschil met een gewone factuur?
Simpel gezegd: een proforma factuur is niet rechtsgeldig. Dit betekent dat de klant op basis van dit document niet hoeft te betalen. Betaling vindt altijd plaats op basis van een echte (deel) factuur. Een proforma factuur wordt dus ook niet geboekt in de boekhouding maar in de Order administratie.
Hoe zit het juridisch?
Omdat een proforma factuur geen officiële factuur is, hoeft deze niet te voldoen aan de factuureisen van een gewone factuur. Wel moet er altijd duidelijk vermeld staan dat het gaat om een proforma factuur, zodat hierover geen verwarring kan ontstaan.
Ook voor de nummering stelt de Belastingdienst geen eisen. Pas op: het is niet toegestaan om op de proforma factuur en de gewone factuur hetzelfde factuurnummer te gebruiken. In Komdex gebruiken we vaak het ordernummer + een uniek volgnummer voor een Proforma factuur nummer.
Hoe maak ik een proforma factuur?
Veel mensen gebruiken Word of Excel. Echter, binnen de Komdex orderadministratie kunt u kiezen voor een rapport “Proforma Factuur”. Deze kan tevens in meerdere talen, vaak Engels, vastgelegd worden. De Proforma doorloopt dezelfde weg als, opdrachtbevestigingen. De proforma kan dus ook meteen per email verzonden worden en komt als PDF automatisch in het juiste Digidossier terecht.
Andere documenten? Digidossier!
Vaak zijn er meerdere documenten nodig bij het internationaal zaken doen. Denk aan documenten zoals “verklaring van oorsprong”, CE IIA en IIB verklaringen, maar ook ‘gewoon’ uw handleidingen e.d. Al deze documenten beheerd u natuurlijk gewoon met behulp van Komdex Digidossier.
